Mitarbeiterbefragung durchführen – professionell planen, umsetzen & auswerten

Sie möchten eine professionelle Mitarbeiterbefragung durchführen?

Viele Unternehmen starten eine Mitarbeiterbefragung ohne klare Zielsetzung oder strukturierten Ablauf. Das Ergebnis:

• niedrige Rücklaufquoten
• verzerrte Ergebnisse 
• keine valide Basis zur Ableitung von Maßnahmen
• Vertrauensverlust bei den Mitarbeiter

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Mitarbeiterbefragung professionell durchführen, Vertrauen schaffen und echte, verwertbare Ergebnisse erzielen. Die Durchführung der Mitarbeiterbefragung  umfasst 5 Schritte:

Eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung beginnt mit einer klaren Zieldefinition und einer strukturierten Planung. Um die Mitarbeiterbefragung erfolgreich durchführen zu können, sind transparente Kommunikation, frühzeitige Ankündigung und die Einbindung relevanter Stakeholder entscheidend. So schaffen Sie Vertrauen und erhöhen die Teilnahmebereitschaft der Mitarbeiter.

Der Fragebogen ist die inhaltliche Grundlage jeder Mitarbeiterbefragung. Bei der Erstellung sollten nur Themen abgefragt werden, bei denen das Unternehmen auch reale Handlungsspielräume hat. Ein gut strukturierter Fragebogen ist entscheidend, um valide Ergebnisse für die spätere Auswertung der Mitarbeiterbefragung zu erhalten.

In vielen Unternehmen lässt sich eine Mitarbeiterbefragung effizient online durchführen. Online-Befragungen ermöglichen komplexe Filterführungen, sichern die Anonymität der Mitarbeiter und erhöhen die Rücklaufquote. Dadurch wird die Durchführung der Mitarbeiterbefragung deutlich effizienter und kostengünstiger.

Die Auswertung der Mitarbeiterbefragung erfolgt mithilfe deskriptiver Analyseverfahren. Sofern sinnvoll und notwendig, kommen auch weiterführende statistische Analyseverfahren wie Korrelations- oder Regressionsanalysen zum Einsatz. Eine fundierte Analyse der Mitarbeiterbefragung hilft dabei, zentrale Einflussfaktoren auf Zufriedenheit, Motivation und Zusammenarbeit zu identifizieren. Wichtig ist dabei stets die Wahrung der Anonymität der Befragten.

Nach Abschluss der Analyse müssen aus den Ergebnissen konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. Nur wenn auf Basis der Mitarbeiterbefragung sichtbare Verbesserungen umgesetzt werden, entfaltet die Befragung ihren vollen Nutzen. Eine transparente Kommunikation der Ergebnisse stärkt zusätzlich das Vertrauen der Mitarbeiter. 

Im Folgenden werden die einzelnen Schritte zur erfolgreichen Durchführung einer Mitarbeiterbefragung im Detail beschrieben.

Die Themen und Inhalte einer Mitarbeiterbefragung variieren je nach Anlass und Zielsetzung. Die Befragung kann zum Beispiel für die folgenden Zwecke konzipiert sein:

• unternehmensweite Befragung zur Erfassung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Durchführung eines Führungskräftefeedbacks 
• themenzentrierten Befragung, die alle Mitarbeitenden oder nur bestimmte Mitarbeitergruppen einschließt (zum Beispiel Befragung einer Abteilung zum Umgang mit einer neu eingeführten Unternehmenssoftware)

Egal welchem Zweck die Befragung dienen soll – sie lässt sich nur dann erfolgreich durchführen, wenn die Mitarbeiter mehrheitlich bereit sind, an der Umfrage teilzunehmen und ihr ehrliches Feedback abzugeben. Ein zentraler Punkt für eine erfolgreiche Umsetzung ist daher das Vertrauen der Mitarbeiter darauf, dass die Ergebnisse der Befragung im Sinne der Belegschaft genutzt werden und keine nachteiligen Auswirkungen auf ihre Arbeitssituation zur Folge haben. 

Um die Mitarbeiter vom Nutzen der Befragung zu überzeugen, sollte diese mit ausreichend zeitlichem Vorlauf angekündigt und die Beschäftigten über die Inhalte und Art der Durchführung aufgeklärt werden. Dies kann beispielsweise über eine Info-Veranstaltung, Poster, Ankündigungen durch die direkten Vorgesetzten oder schlicht per E-Mail geschehen. Dabei ist es bei Mitarbeiterbefragungen – mehr noch als bei anderen Befragungsarten – von besonderer Bedeutung, mögliche Zweifel hinsichtlich der Anonymität der Befragung auszuräumen. Eine hohe Teilnahmebereitschaft und ein aufrichtiges Antwortverhalten kann nur erwartet werden, wenn die Wahrung der Anonymität der Befragten glaubhaft sichergestellt werden kann.

Um bei den Mitarbeitern eine hohe Akzeptanz für die Befragung zu erreichen, ist es zudem empfehlenswert, bei der Planung und Durchführung der Umfrage neben dem Management weitere unternehmensinterne Interessengruppen wie den Betriebsrat, den Datenschutzbeauftragten oder Vertreter verschiedener Organisationseinheiten (zum Beispiel Abteilungsleiter) zu beteiligen.

Auch bei der eigentlichen inhaltlichen Konzeption des Fragebogens sollten die abzufragenden Themengebiete jeweils kritisch reflektiert werden. Die Befragung darf bei den Mitarbeitern keine ‚falschen Hoffnungen wecken‘, denen das Unternehmen nicht gerecht werden kann. Beispielsweise kann die Frage, ob die Möglichkeiten zur Arbeit im Homeoffice erweitert werden sollen, bei den Mitarbeitern eine entsprechende Erwartungshaltung erzeugen – wünschen sich diese mehrheitlich flexiblere Homeoffice-Optionen, die aber letztendlich seitens des Unternehmens nicht angeboten werden können, führt dies in der Folge zu Frustrationserfahrungen bei den Mitarbeitern. Beim Erstellen des Fragebogens sollten daher Themen vermieden werden, bei denen das Unternehmen ohnehin keinen Handlungsspielraum für Veränderungen hat und die bei den Mitarbeitern zu einer nicht zu erfüllenden Erwartungshaltung führen können.

Wie bereits angemerkt, können die Inhalte einer Mitarbeiterbefragung sehr vielfältig sein. Ausformulierte Fragen zu den häufigsten Themenfeldern – inklusive Items zur Nutzung im Rahmen eines Führungskräftefeedbacks – und weitere Hinweise zum Erstellen des Fragebogens finden Sie im nachfolgenden kostenlosen Muster für eine Mitarbeiterbefragung im PDF-Format:

Eine Mitarbeiterbefragung lässt sich in den meisten Fällen unkompliziert als Online-Umfrage umsetzen. Dies hat unter anderem die folgenden Vorteile:

• Bei einer Mitarbeiterumfrage sind oft eine Vielzahl, teilweiser komplexer Filterführungen notwendig (beispielsweise abteilungsspezifische Fragen, Bewertung der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen in Abhängigkeit der eigenen Abteilung, Führungskraftzuordnung beim Führungskräftefeedback). Im Rahmen einer klassischen papiergebundenen Paper & Pencil-Befragung lassen sich solche Filterführungen nur umständlich umsetzen. Der Fragebogen wird dadurch übermäßig lang und das Ausfüllen fehleranfällig. Die dynamische Fragebogenführung einer Online-Befragung erlaubt dagegen eine benutzerfreundliche Filterführung, bei der den Mitarbeitern nur die für sie relevanten Inhalte angezeigt werden.
• Die Anonymität der Mitarbeiter kann 100-prozentig gewahrt und glaubhaft zugesichert werden. 
• Bei vielen Unternehmen hat jeder Mitarbeiter eine eigene Firmen-E-Mail-Adresse, die die Erreichbarkeit aller potentiell zu befragenden Mitarbeiter sicherstellt. Dadurch wird allen Mitarbeitern, unabhängig von Unternehmensstandort und Arbeitsplatz (zum Beispiel Homeoffice), die Teilnahme an der Befragung ermöglicht.
• Schließlich lässt sich in den meisten Fällen die Mitarbeiterbefragung online deutlich effizienter und kostengünstiger durchführen.

Ein Beispiel für eine Online-Mitarbeiterbefragung zum Durchklicken können Sie sich unter folgendem Link ansehen:

Zur statistischen Auswertung der Befragung kommen deskriptive (Antworthäufigkeiten, Mittelwerte, Streuungsmaße etc.) und – je nach Fragestellung – auch weiterführende bi- und multivariate Analyseverfahren (zum Beispiel Korrelations-, Varianz- und Regressionsanalyse, Penalty-Reward-Analyse) zur Ermittlung von Zusammenhängen und relevanten Einflussfaktoren zum Einsatz.

Je nach Größe des Unternehmens sollte die Auswertung der Mitarbeiterbefragung nicht nur auf der Gesamtebene, sondern auch differenziert nach verschiedenen Organisationseinheiten (Abteilungen) und Hierarchieebenen erfolgen. Dieses Vorgehen erlaubt mögliches Verbesserungspotential für spezifische Unternehmensbereiche aufzudecken und zielgerichtete Maßnahmen abzuleiten. Durch den Vergleich der Ergebnisse verschiedener Abteilungen lassen sich zudem relative Stärken und Schwächen der einzelnen Organisationseinheiten ermitteln.

Beim Auswerten einer Mitarbeiterbefragung sind meist auch vergleichende Analysen in Abhängigkeit verschiedener demografischer Merkmale wie Alter, Geschlecht oder die Dauer der Unternehmenszugehörigkeit von Interesse. Auf diese Weise können mögliche Problemfelder bei verschiedenen Mitarbeitergruppen (beispielsweise eine geringere Mitarbeiterzufriedenheit bei älteren Mitarbeitern) aufgedeckt und angegangen werden.

Auch bei der Auswertung spielt das Thema Anonymität weiterhin eine wichtige Rolle: Damit die Mitarbeiterbefragung anonym bleibt, muss bei differenzierten Auswertungen darauf geachtet werden, dass die analysierten Teilgruppen nicht so klein werden, dass durch Kombination verschiedener Merkmale die Identifizierung einer Person möglich ist. Wenn beispielsweise bei einer Abteilung mit nur zehn Beschäftigten im Fragebogen das Alter und das Geschlecht erfragt werden, lassen sich durch die Kombination der Merkmale Abteilung, Alter und Geschlecht gegebenenfalls bereits einzelne Mitarbeiter identifizieren.

Wird die Umfrage vom Unternehmen selbst durchgeführt und ausgewertet und Mitarbeiter haben dadurch direkten Zugang zu den Rohdaten, sollte bereits bei der Datenerhebung auf die Erfassung möglicher Identifikationsmerkmale verzichtet werden. Dadurch werden die Analysemöglichkeiten allerdings erheblich eingeschränkt, da auch keine Differenzierung hinsichtlich dieser Merkmale auf höherer Aggregatsebene mehr möglich ist (zum Beispiel Gesamtzufriedenheit aller Mitarbeiter differenziert ausgewertet nach Geschlecht und Alter).

Bei der Durchführung der Befragung durch einen externen Dienstleister stellt sich das Problem in dieser Form nicht, da hier vereinbart werden kann, dass die Rohdaten der Mitarbeiterbefragung beim Dienstleister verbleiben und dem Unternehmen nur Auswertungen mit ausreichend hohen Fallzahlen zur Verfügung gestellt werden.

Nach Abschluss der statistischen Analysen erfolgt die Ableitung von konkreten Handlungsempfehlungen. Konnten im Zuge der Befragung Problemfelder oder Verbesserungspotential aufgedeckt werden, sollten hier im Anschluss auch praktische Maßnahmen ansetzen. Zeigt sich beispielsweise in einer Abteilung ein signifikant schlechter bewertetes Arbeitsklima als in anderen Abteilungen, müssen die zugrundeliegenden Umstände näher betrachtet (zum Beispiel in Form von vertiefenden Einzelgesprächen mit Mitarbeitern) und durch das Management entsprechende Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet werden. Bleibt der aufgedeckte Handlungsbedarf ohne praktische Konsequenzen, besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter sich und ihre Meinung nicht ernst genommen fühlen und der Nutzen der Befragung angezweifelt wird.

Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung sollten daher immer klar kommuniziert und den Mitarbeitern aufgezeigt werden, wo Handlungsbedarf besteht und ob und welche Optimierungsmaßnahmen ergriffen werden sollen. 

Wie lange die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung dauert, hängt unter anderem vom Umfang und der Unternehmensgröße ab. In der Praxis dauert sie meist zwischen 2 und 4 Monaten, inklusive Planung, Fragebogenerstellung, Befragungsphase, Auswertung und Erstellung des Ergebnisberichts. Die eigentliche Befragung ist oft nach 2 bis 3 Wochen abgeschlossen. In Urlaubszeiten sind manchmal auch längere Laufzeiten nötig, um möglichst alle Mitarbeiter zu erreichen.

Grundsätzlich kann eine Mitarbeiterbefragung intern durchgeführt werden. In vielen Fällen ist jedoch eine externe Durchführung der Mitarbeiterbefragung sinnvoll, da so die Anonymität der Mitarbeiter glaubhaft gewahrt bleiben und damit die Rücklaufquote verbessert werden kann. Externe Dienstleister verfügen zudem über methodische Erfahrung bei Fragebogenerstellung, Analyse und Ergebnisaufbereitung.

Die Anonymität ist ein zentraler Erfolgsfaktor, wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen. Sie wird sichergestellt, indem keine personenbezogenen Daten erhoben werden und Auswertungen nur für ausreichend große Gruppen erfolgen, die keine Rückschlüsse auf einzelne Personen erlauben. Bei einer externen Durchführung verbleiben die Rohdaten beim Dienstleister, während dem Unternehmen ausschließlich aggregierte Ergebnisse zur Verfügung gestellt werden.

Bei einer professionell geplanten und transparent kommunizierten Mitarbeiterbefragung sind Rücklaufquoten von 60 bis 90 Prozent realistisch. Entscheidend für eine hohe Teilnahmequote sind eine frühzeitige und transparente Kommunikation über die Ziele und den Nutzen der Befragung sowie Vertrauen in die Sicherstellung der Anonymität der Befragten.

Die Auswertung einer Mitarbeiterbefragung erfolgt mithilfe deskriptiver und – sofern notwendig – weiterführender statistischer Analyseverfahren wie Korrelations- oder Regressionsanalysen. Die Ergebnisse werden übersichtlich in Form eines Chartberichts inklusive Management Summary aufbereitet. Ziel ist es, konkrete Handlungsfelder zu identifizieren und fundierte Maßnahmen abzuleiten.

 Sie planen in Ihrem Unternehmen eine professionelle Mitarbeiterbefragung und suchen einen Dienstleister, der Sie bei der Durchführung unterstützt? Egal ob im Full-Service oder bei einzelnen Projektschritten – wir unterstützen Sie kompetent und zielgerichtet in jeder Phase Ihres Befragungsprojekts. 

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