Mitarbeiterbefragung durchführen

Organigramm Mitarbeiterbefragung

Planung einer Mitarbeiterbefragung

Die Themen und Inhalte einer Mitarbeiterbefragung variieren je nach Anlass und Zielsetzung. So kann eine Mitarbeiterbefragung als eine unternehmensweite Befragung zur Erfassung der Mitarbeiterzufriedenheit, als Führungskräftefeedback oder als eine themenzentrierten Befragung, die nur bestimmte Mitarbeitergruppen einschließt (z. B. Befragung einer Abteilung zum Umgang mit einer neu eingeführten Unternehmenssoftware), konzipiert sein. Egal welchem Zweck die Mitarbeiterbefragung dient – sie lässt sich nur dann erfolgreich durchführen, wenn die Mitarbeiter mehrheitlich bereit sind, an der Befragung teilzunehmen und ehrlich ihre Meinung und Einschätzungen mitzuteilen. Ein zentraler Punkt bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung ist daher das Vertrauen der Mitarbeiter darauf, dass die Befragungsergebnisse im Sinne der Belegschaft genutzt werden und keine nachteiligen Auswirkungen auf ihre Arbeitssituation zur Folge haben. 

 

Um die Mitarbeiter vom Nutzen der Mitarbeiterbefragung zu überzeugen, sollte diese mit ausreichend zeitlichem Vorlauf angekündigt und die Mitarbeiter über die Inhalte und Art der Durchführung aufgeklärt werden. Dies kann beispielsweise über eine Info-Veranstaltung, Poster, Ankündigungen durch die direkten Vorgesetzten oder schlicht per E-Mail geschehen. Dabei ist es bei Mitarbeiterbefragungen – mehr noch als bei anderen Befragungsarten – von besonderer Bedeutung, mögliche Zweifel hinsichtlich der Anonymität der Befragung auszuräumen. Eine hohe Teilnahmebereitschaft und ein aufrichtiges Antwortverhalten kann nur erwartet werden, wenn die Wahrung der Anonymität der Befragten glaubhaft sichergestellt werden kann.

Um bei den Mitarbeitern eine hohe Akzeptanz für die Befragung zu erreichen, ist es weiterhin anzuraten, bei der Planung und Durchführung der Mitarbeiterbefragung weitere unternehmensinterne Interessengruppen wie den Betriebsrat, den Datenschutzbeauftragten oder Vertreter verschiedener Organisationseinheiten (z. B. Abteilungsleiter) zu beteiligen.

 

Fragebogen erstellen (inkl. Muster für eine Mitarbeiterbefragung)

Auch bei der eigentlichen inhaltlichen Konzeption der Mitarbeiterbefragung sollten die abzufragenden Themengebiete jeweils kritisch reflektiert werden. Die Befragung darf bei den Mitarbeitern keine ‚falschen Hoffnungen wecken‘, denen das Unternehmen nicht gerecht werden kann. Beispielsweise kann die Frage, ob die Möglichkeiten zur Arbeit im Homeoffice erweitert werden sollen, eine entsprechende Erwartungshaltung bei den Mitarbeitern erzeugen – wünschen sich die Mitarbeiter mehrheitlich flexiblere Homeoffice-Optionen, die aber letztendlich seitens des Unternehmens nicht angeboten werden können, führt dies in der Folge zu Frustrationserfahrungen bei den Mitarbeitern. Beim Erstellen der Mitarbeiterbefragung sollten daher Themen vermieden werden, bei denen das Unternehmen ohnehin keinen Handlungsspielraum für Veränderungen hat und die bei den Mitarbeitern zu einer nicht zu befriedigenden Erwartungshaltung führen können.

 

Wie bereits angemerkt, können die möglichen Themen und Inhalte einer Mitarbeiterbefragung sehr vielfältig sein. Ausformulierte Fragen zu den häufigsten Themenfeldern – inklusive Items zur Nutzung im Rahmen eines Führungskräftefeedbacks – und weitere Hinweise zum Erstellen einer Mitarbeiterbefragung finden Sie im nachfolgenden Best-Practice-Fragenkatalog zur Erfassung der Mitarbeiterzufriedenheit. Das Muster für eine Mitarbeiterbefragung zur Zufriedenheit als Vorlage im PDF-Format können Sie hier kostenlos herunterladen: 

 

Download
Best-Practice-Fragenkatalog Mitarbeiterbefragung
Fragenkatalog Mitarbeiterbefragung.pdf
Adobe Acrobat Dokument 208.8 KB

Befragung online durchführen

Eine Mitarbeiterbefragung lässt sich in den meisten Fällen unkompliziert als Online-Befragung umsetzen. Die Online-Mitarbeiterbefragung bietet dabei unter anderem die folgenden Vorteile:

  • Bei einer Mitarbeiterbefragung sind oft eine Vielzahl, teilweiser komplexer Filterführungen notwendig (z. B. abteilungsspezifische Fragen, Bewertung der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen in Abhängigkeit der eigenen Abteilung, Führungskraftzuordnung beim Führungskräftefeedback). Im Rahmen einer klassischen papiergebundenen Paper & Pencil-Befragung lassen sich solche Filterführungen nur umständlich umsetzen, der Fragebogen wird übermäßig lang und das Ausfüllen fehleranfällig. Die dynamische Fragebogenführung einer Online-Befragung erlaubt dagegen eine benutzerfreundliche Filterführung, bei der dem Befragten nur die für ihn relevanten Inhalte angezeigt werden.
  • Die Anonymität der Mitarbeiter kann 100-prozentig gewahrt und glaubhaft zugesichert werden. 
  • Bei vielen Unternehmen hat jeder Mitarbeiter eine eigene Firmen-E-Mail-Adresse, die die Erreichbarkeit aller potentiell zu befragenden Mitarbeiter sicherstellt. Dadurch wird allen Mitarbeitern, unabhängig von Unternehmensstandort und Arbeitsplatz (z. B. Homeoffice), die Teilnahme an der Befragung ermöglicht.
  • Schließlich lässt sich die Online-Mitarbeiterbefragung in den meisten Fällen deutlich effizienter und kostengünstiger durchführen.

Ein Beispiel für eine Online-Mitarbeiterbefragung zum Durchklicken können Sie sich unter folgendem Link ansehen:

 

Online-Mitarbeiterbefragung

Befragung auswerten

Zur Auswertung der Mitarbeiterbefragung kommen deskriptive (Antworthäufigkeiten, Mittelwerte, Streuungsmaße etc.) und – je nach Fragestellung – auch weiterführende bi- und multivariate Analyseverfahren (z. B. Korrelations-, Varianz- und Regressionsanalyse) zur Ermittlung von Zusammenhängen und relevanten Einflussfaktoren zum Einsatz.

In der Abbildung ist beispielhaft das Ergebnis einer Regressionsanalyse zur Ermittlung des Einflusses verschiedener Aspekte auf die Mitarbeiterzufriedenheit dargestellt. Die berechneten Kennzahlen lassen sich bei diesem Beispiel – in aller Kürze – dahingehend interpretieren, dass die Arbeitsbelastung sowie soziale Stressoren (Konflikte mit Kollegen und Vorgesetzten) erwartungsgemäß den stärksten negativen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit haben. Zudem hat die Arbeit in Teilzeit gegenüber der Vollzeittätigkeit einen negativen Effekt auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Zuletzt lässt sich festhalten, dass ein höheres Alter mit einer geringeren Mitarbeiterzufriedenheit einhergeht, wobei dieser Effekt nur sehr schwach ausgeprägt ist. Das Geschlecht und der Informationsfluss haben in diesem Beispiel keinen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit. 

Ergebnisse Regression Mitarbeiterbefragung
Ergebnisse einer Regressionsanalyse einer Mitarbeiterbefragung im Krankenhaus

Je nach Größe des Unternehmens sollte die Auswertung nicht nur auf der Gesamtebene, sondern auch differenziert nach verschiedenen Organisationseinheiten (Abteilungen) und Hierarchieebenen erfolgen. Dieses Vorgehen erlaubt mögliches Verbesserungspotential für spezifische Unternehmensbereiche aufzudecken und zielgerichtete Maßnahmen abzuleiten. Durch den Vergleich der Ergebnisse verschiedener Abteilungen lassen sich zudem relative Stärken und Schwächen der einzelnen Organisationseinheiten ermitteln.

 

Spinnennetzdiagramm Mitarbeiterbefragung
Spinnennetzdiagramm zum Vergleich verschiedener Bewertungsdimensionen nach Abteilungszugehörigkeit

Beim Auswerten einer Mitarbeiterbefragung sind meist auch vergleichende Analysen in Abhängigkeit verschiedener demografischer Merkmale wie Alter, Geschlecht oder die Dauer der Unternehmenszugehörigkeit von Interesse. Auf diese Weise können mögliche Problemfelder bei verschiedenen Mitarbeitergruppen (z. B. eine geringere Mitarbeiterzufriedenheit bei älteren Mitarbeitern) aufgedeckt und angegangen werden.

 

Auch bei der Auswertung der Mitarbeiterbefragung spielt das Thema Anonymität weiterhin eine wichtige Rolle: Damit die Mitarbeiterbefragung anonym bleibt, muss bei differenzierten Auswertungen darauf geachtet werden, dass die analysierten Teilgruppen nicht so klein werden, dass durch Kombination verschiedener Merkmale die Identifizierung einer Person möglich ist. Hat eine Abteilung beispielsweise nur zehn Mitarbeiter und das Alter und Geschlecht der Befragten wurde im Rahmen der Befragung erhoben, lässt sich durch die Kombination dieser drei Merkmale ggf. bereits ein Mitarbeiter identifizieren. Wenn die Mitarbeiterbefragung vom Unternehmen selbst durchgeführt und ausgewertet wird und Mitarbeiter dadurch direkten Zugang zu den Rohdaten haben, sollte daher bereits bei der Datenerhebung auf die Erfassung möglicher Identifikationsmerkmale verzichtet werden. Dadurch werden die Analysemöglichkeiten allerdings erheblich eingeschränkt, da auch keine Differenzierung hinsichtlich dieser Merkmale auf höherer Aggregatsebene mehr möglich ist (z. B. Gesamtzufriedenheit aller Mitarbeiter differenziert ausgewertet nach Geschlecht und Alter). Bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung durch einen externen Dienstleister stellt sich das Problem in dieser Form nicht, da hier vereinbart werden kann, dass die Rohdaten beim Dienstleister verbleiben und dem Unternehmen nur Auswertungen mit ausreichend hohen Fallzahlen, die keine Identifizierung einzelner Mitarbeiter erlauben, zur Verfügung gestellt werden.

 

Nach Abschluss der statistischen Analysen steht am Ende der Mitarbeiterbefragung die Ableitung von Handlungsempfehlungen. Konnten im Zuge der Mitarbeiterbefragung Problemfelder oder Verbesserungspotential aufgedeckt werden, sollten hier im Anschluss auch konkrete Maßnahmen ansetzen. Zeigt sich beispielsweise in einer Abteilung ein signifikant schlechter bewertetes Arbeitsklima als in anderen Abteilungen, müssen die zugrundeliegenden Umstände näher betrachtet (z. B. in Form von vertiefenden Einzelgesprächen mit Mitarbeitern) und entsprechende Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet werden. Bleibt der durch eine Mitarbeiterbefragung aufgedeckte Handlungsbedarf ohne praktische Konsequenzen, besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter sich und ihre Meinung nicht ernst genommen fühlen. Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung sollten daher immer klar kommuniziert und den Mitarbeitern aufgezeigt werden, wo Handlungsbedarf besteht und ob und welche Optimierungsmaßnahmen ergriffen werden sollen. 

Säulendiagramm / Verbunddiagramm Mitarbeiterbefragung
Verbunddiagramm zur Darstellung der prozentualen Antworthäufigkeiten und der entsprechenden Mittelwerte für die Bewertung der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen

 

Sie planen in Ihrem Unternehmen eine professionelle Mitarbeiterbefragung und suchen einen Dienstleister, der Sie bei der Durchführung unterstützt? Egal ob im Full-Service oder bei einzelnen Projektschritten – ich unterstütze Sie kompetent und zielgerichtet in jeder Phase Ihres Befragungsprojekts. Kontaktieren Sie mich gerne für ein unverbindliches Angebot.